Fast geschafft! Ihr schaut stolz auf die Ergebnisse der letzten Phasen zurück. Viele gute Ideen, die eine relevante Herausforderung adressieren, stehen am Board. Einige davon wurden bereits über ein Dot-Voting favorisiert, der Fokus für den nun folgenden Schritt ist klar.
Jetzt kommt der Moment in dem ihr die Ideen soweit ausarbeitet, dass sie nach dem Workshop effektiv vom Team und anderen Beteiligten nachvollzogen und umgesetzt werden können. Natürlich geht es an dieser Stelle nicht darum die Ideen akribisch bis ins Detail auszuarbeiten, dafür fehlt die Zeit. Es geht darum im Team zu prüfen, ob ihr eine ähnliche Vorstellung von der Umsetzung habt. Versteht diese Ausarbeitung als Synchronisation eurer Gedanken und als erste Konkretisierung abstrakter Ideen.
Eine gute Idee ist erstmal nur eine gute Idee, 99 % der Arbeit stehen noch bevor. Es ist entscheidend, dass ihr eure Ideen am Ende eines effektiven Workshops so klar und nachvollziehbar wie möglich dokumentiert, sodass ihr auch nach dem Workshop effektiv weiter daran arbeiten könnt.
Bevor ihr mit der Ausarbeitung der Ideen beginnt, erfolgt eine Prüfung eurer Ressourcen. Wieviel Workshop-Zeit steht noch zur Verfügung und wie groß ist das Team? Wir empfehlen pro Idee eine Kleingruppe mit 3 bis 4 Personen zu bilden und mindestens 30 Minuten Zeit für die Ausarbeitung einzuplanen. Nehmen wir an ihr habt nur noch eine Stunde Zeit zur Verfügung und seid insgesamt 10 Personen: In diesem Fall bildet ihr drei Teams – zwei Dreier- und ein Vierer-Team – und könnt drei verschiedene Ideen gleichzeitig im Rahmen der halben Stunde ausarbeiten. Anschließend, in den noch verbleibenden 30 Minuten, präsentiert ihr dann die Ideen und holt euch wertvolles Feedback von den anderen Teams. Plant für jede Präsentation max. 5 und für das anschließende Feedback nochmal 5 Minuten ein. Achtet bei Präsentation und Feedback akribisch darauf, dass diese Zeiten eingehalten werden, nutzt am besten einen Time Timer oder eine Stoppuhr mit akustischem Signal. Falls an dieser Stelle immer noch unklar sein sollte welche Ideen von den Teams ausgearbeitet werden, könnt ihr diese nochmals durch eine Aufwand-Wirkung-Matrix priorisieren.
Workshop-Methode: Dokumentenvorlage für die Ausarbeitung
Definiert klare Rollen in den Teams, bevor die Ausarbeitung beginnt:
- eine Person kümmert sich um die Dokumentation und füllt die Vorlage aus
- eine*r achtet auf die Zeit
- wenn jemand zeichnen kann, dann übernimmt sie oder er die Visualisierung.
Wir empfehlen diese drei Rollen für die Teamarbeit.
Jetzt kommt die Ausarbeitung und Konkretisierung der Ideen. Ihr habt entschieden wie viele Ideen bearbeitet werden und Teams gebildet. Was genau passiert in den folgenden 30 Minuten? Alle Teams nutzen die gleiche Dokumentenvorlage, auch Template genannt, die dabei unterstützt die wichtigsten Informationen in Bezug auf die Ideen auszuarbeiten und zu dokumentieren.
Wir empfehlen euch mindestens die folgenden Punkte bei dieser Vorlage zu berücksichtigen:
- Name der Idee: (Kurz und knackig, damit direkt klar ist um was es geht.)
- Zielgruppe: (An wen richtet sich die Idee?)
- Beschreibung der Idee: (In wenigen Sätzen die Grundfunktionen oder die wichtigsten Bestandteile der Idee beschreiben, gerne auch auf den Mehrwert eingehen, der für die Zielgruppe entsteht.)
- Die nächsten fünf Schritte zur Umsetzung: (z. B. Team aufstellen, Recherche durchführen, Zeitplan erarbeiten, Aufgaben verteilen, Termin vereinbaren, Dokumente oder Inhalte erstellen, Ressourcen definieren und beantragen)
- Verantwortung für die weitere Ausarbeitung: (Einzelperson oder ein Team)
Nutzt diese Vorlage für die Ausarbeitung von Ideen.
Mit zunehmender Erfahrung und je nach Herausforderung könnt ihr die Vorlage weiter an eure Bedürfnisse anpassen. Lasst euch dabei von den folgenden Punkten inspirieren:
- Ergänzende Visualisierung: (unterstützt die Beschreibung zum Beispiel durch eine Prozessskizze, Menüpunkte, ein Inhaltsverzeichnis, oder eine Visualisierung der Nutzungssituation bzw. des Produktes)
- Benötigte Ressourcen: (z. B. Personentage, Anzahl der Mitarbeitenden, interne und externe Expertise, finanzielle Unterstützung, technische Voraussetzungen, Unterlagen)
- Erfolgsmessung: (Wie und wann wird der Erfolg gemessen? Definiert mögliche Messwerte, z. B. Website-Besucher, Kundenkontakte, Anzahl der Bestellungen, Umsatzvolumen)
Nach Ausarbeitung, Präsentation und Dokumentation des Feedbacks könnt ihr im letzten Schritt klären wer für die Umsetzung der jeweiligen Idee die Verantwortung übernimmt. Kümmert sich eine Einzelperson oder das gesamte Team darum? Passt eure Überlegung dem Umfang der Idee an. Et voilà, ihr habt nun ein solides Ergebnis und am besten vereinbart ihr direkt einen kurzen Folgetermin, um euch zeitnah nach dem Workshop über den Fortschritt zu informieren.
Das waren die letzten Schritte im Rahmen eines effektiven Workshops. Ihr habt nun alle vier Phasen kennengelernt: Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung und seid bereit eure Workshops in Zukunft effektiver zu gestalten und zu moderieren.