Die wichtigste Entscheidung: Was ignorieren wir?
Nach einer intensiven Recherche ist das Board voll mit spannenden und strukturierten Möglichkeiten und Erkenntnissen. Nun wird es Zeit, einen klaren Fokus bzw. eine spezifische Herausforderung für die weitere Ausarbeitung zu priorisieren. Es gibt Potenziale, die strategisch sinnvoller sind, weil sie z. B. mit weniger Aufwand eine größere Wirkung erzielen, weil sie vollständig im Kompetenzbereich des eigenen Teams liegen oder weil sie einen innovativen Ansatz verfolgen. Die wichtigste Entscheidung im Rahmen eines effektiven Workshops ist tatsächlich: Was ignorieren wir, wozu sagen wir zu diesem Zeitpunkt nein?
Je größer das Team, desto stärker gehen die Meinungen auseinander. An dieser Stelle ist eine Diskussion kontraproduktiv und nicht zielführend. Um effektiv und transparent zu priorisieren, empfehlen wir euch die folgenden Methoden, die aufeinander aufbauend eingesetzt werden können: Dot-Voting und die Aufwand-Wirkung-Matrix.
Workshop-Methode: Fokussieren per Dot-Voting
Für diese Methode benötigt ihr Klebepunkte, wir nutzen gerne die roten. Die Methode funktioniert sowohl analog am Whiteboard als auch digital auf einem Miro- oder Mural-Board.
Jedes Teammitglied bekommt die gleiche Anzahl an Klebepunkten und darf diese dann auf den Post-its verteilen. Wir empfehlen je nach Erkenntnisanzahl zwischen 5 bis 8 Klebepunkte auszuteilen. Bevor es losgeht werden eine Frage, der Zeitraum sowie die Voting-Regeln definiert.
Das Team stimmt mit Klebepunkten ab.
Ein Beispiel für das Setup:
- Frage: Was sind deiner Meinung nach die aktuell kritischsten Herausforderungen? Oder: In welchen Erkenntnissen siehst du das größte Lösungspotenzial?
- Zeitraum: 5 Minuten
- Regeln: Alle kleben ihre Punkte gleichzeitig am Board, aber jede*r für sich alleine ohne dabei mit den anderen zu kommunizieren. Das Kleben findet in Stillarbeit statt! Die Punkte sollen einzeln auf die Post-its geklebt werden, jede*r hat einen Joker und darf auf einem besonders relevanten Post-it einmalig zwei Klebepunkte platzieren. Der Joker ist kein Muss.
Nach Ablauf der Zeit werden die Post-its mit den meisten Punkten in einem neuen Bereich gesammelt und in eine chronologische Reihenfolge gebracht. Je nach Punktzahl könnt ihr selbst entscheiden ob ihr ein, zwei oder drei Post-its auswählt und weiter bearbeitet.
Achtung: Je nachdem wie offen die Unternehmenskultur, die Teamdynamik und der persönliche Bezug der Teilnehmenden zum Thema ist, kann es sinnvoll sein, dass nicht für alle sichtbar am Board, sondern anonym abgestimmt wird. Hierfür können die Post-its nummeriert werden, und die Teilnehmenden notieren dann die Nummern ihrer Favoriten auf einem Zettel, den sie nach Ablauf der Zeit an den/ die Moderator*in übergeben. Er oder sie klebt dann alle Punkte anhand dieser Zettel auf die Post-its.
Workshop-Methode: Aufwand-Wirkung-Matrix
Oft reicht ein Dot-Voting bereits aus, um die stärksten Erkenntnisse auszuwählen. Falls immer noch zu viele Post-its im Rennen sind, dann lassen sich diese mithilfe einer Aufwand-Wirkung-Matrix weiter priorisieren. Natürlich könnt ihr auch andere Kriterien auf den beiden Achsen platzieren. Achtet einfach darauf, dass die Kriterien sinnvoll oder zielführend im Kontext eurer Herausforderung sind. Ein paar Beispiele: Teamkompetenz, benötigte Ressourcen, nutzerzentrierter Mehrwert, Nachhaltigkeit, Digitalisierung oder Innovationspotenzial.
Zeichnet das Raster der Matrix auf ein Whiteboard oder Flipchart, benennt die beiden Achsen und platziert dann die favorisierten Post-its aus dem Dot-Voting. Hierzu liest der/die Moderator*in die Post-its nacheinander vor und fragt das Team, wo diese am sinnvollsten platziert werden. In der Regel geht das schnell und ohne große Diskussionen.
Ihr könnt die Dimensionen der Matrix an eure Herausforderung anpassen.
Herausforderungen positiv formulieren mit WKW-Fragen
Ihr habt nun wenige Erkenntnisse oder Herausforderungen favorisiert. Im letzten Schritt dieser Phase werden diese in positive, ergebnisoffene und inspirierende „Wie können wir”-Fragen formuliert. Diese WKW-Fragen bilden die Grundlage für die Ideenentwicklung und helfen euch dabei auf viele unterschiedliche Lösungsansätze zu kommen. Beachtet folgende Hinweise bei der Entwicklung der Fragen:
- nennt eine spezifische Nutzergruppe
- beschreibt das Problem oder die Herausforderung und formuliert ergebnisoffen, ohne bereits eine Lösung zu nennen
- verweist auf den entstehenden (nutzerzentrierten) Mehrwert
Diese Formel hilft euch bei der Definition von inspirierenden WKW-Fragen.
Beispiel für eine Erkenntnis:
Frust und Konflikte im Sales-Team, weil keine*r weiß, was die anderen machen und welche Aufgaben liegen bleiben.
Beispiel für eine passende „Wie können wir”-Frage:
Wie können wir das Sales-Team dabei unterstützen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben strukturiert zu definieren und für alle sichtbar zu machen, sodass klar ist was bereits erledigt ist und welche Aufgaben noch offen sind?
Wenn euch die Formel für den Anfang zu kompliziert ist, dann könnt ihr auch einfacher fragen: Wie können wir (die Herausforderung) lösen/erreichen/schaffen?
Ihr könnt die WKW-Fragen entweder gemeinsam unter Anleitung eines/einer Moderator*in in der großen Runde entwickeln, oder die Teammitglieder erarbeiten in Stillarbeit Fragen für die favorisierten Erkenntnisse, welche anschließend vorgelesen, gruppiert und durch ein Dot-Voting ausgewählt werden. Im Idealfall habt ihr jetzt 1–3 favorisierte Herausforderungen in Form von WKW-Fragen definiert.
Im nächsten Artikel dieser Serie erklären wir, wie ihr Ideen und Lösungen entwickelt.
Hier geht’s zu den ersten beiden Teilen der Serie: Das grundlegende Framework und Phase 1: Die Recherche.