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Effektive Workshops Teil 1: Das Framework

Teams scheitern oft daran strukturiert und effektiv Informationen zu sammeln, bestehende Potenziale zu erkennen, und dann für die aktuell relevantesten Herausforderungen gemeinsam Lösungen und Ideen zu entwickeln. Besonders zu Projektbeginn ist ein gemeinsames Verständnis und Klarheit über die nächsten Schritte grundlegend für eine produktive Zusammenarbeit. Ein effektiver Workshop leistet genau das: die Entwicklung konkreter und strategischer Ergebnisse, alle Teilnehmenden werden gehört und haben die Chance, ihr Wissen und ihre Perspektive bei zu tragen.

Steffen Sommerlad
26. April 2021

Das Framework für effektive Workshops lautet: Recherche, Fokus, Ideenentwicklung und Planung.

1. Recherche

In dieser Phase sammelt das Team so viele Daten, Informationen, Inspirationen und Erkenntnisse im Kontext des definierten Problems oder Themas wie möglich. Das kann direkt im Workshop erfolgen oder vorab durch Online-Umfragen, Markt- und Trend-Recherchen oder die Analyse von Wettbewerbern und der Ist-Situation.

Es ist wichtig, während dieser Phase die Daten so strukturiert wie möglich sichtbar zu machen, sodass alle im Team einen ganzheitlichen Überblick über die Ergebnisse haben. Am besten funktioniert das auf einem Whiteboard, Whiteboard-Folie oder Packpapier. So können die Ergebnisse übersichtlich zusammengetragen und gleich sinnvoll nach Kategorien gruppiert werden. In der Regel reichen Post-its mit zwei verschiedenen Farben. Eine Farbe wird für die Kategorien genutzt, eine weitere für die Potenziale und Erkenntnisse.

2. Fokus

Sobald die erste Phase abgeschlossen ist, wählt das Team die stärksten Erkenntnisse und Potenziale aus. Hierzu wird mithilfe von Klebepunkten direkt am Whiteboard abgestimmt. Das passiert entweder gleichzeitig an der Wand oder schriftlich und anonym, je nachdem wie offen die Unternehmenskultur, die Teamdynamik und der persönliche Bezug der Teilnehmenden zum Thema ist. Falls zu viele Potenziale vorhanden sind, dann lassen sich diese gut mithilfe einer Aufwand-Wirkung-Matrix ordnen und priorisieren. Eine Auswahl von Potenzialen bedeutet, dass einige Potenziale vorerst nicht weiter bearbeitet werden. Die wichtigste Entscheidung im Rahmen eines effektiven Workshops ist die Antwort auf die Frage: Welche Potenziale ignorieren wir, wozu sagen wir zu diesem Zeitpunkt nein?

Dot Voting in einem effektiven Workshop

Das Team stimmt mit Klebepunkten über die stärksten Erkenntnisse und Potenziale ab.

Die Aufwand-Wirkung-Matrix

Die Aufwand-Wirkung-Matrix hilft dabei Potenziale zu priorisieren.

3. Ideenentwicklung

Das Team hat eine ganzheitliche Sicht auf das Thema oder die Herausforderung entwickelt und gemeinsam die stärksten Potenziale ausgewählt. In der dritten Phase beginnt die Entwicklung von Lösungen und Ideen. Die Zeit reicht natürlich nicht aus, um fertige Designs oder detaillierte Konzepte zu erarbeiten, es geht um erste Prototypen, die die Lösungen und Ideen für andere nachvollziehbar machen (z. B. einfache Skizzen, ein Inhaltsverzeichnis, ein kurzes Storyboard oder ein Beschreibungstext). Ziel dieser Prototypen ist es zuerst im Team selbst zu prüfen, ob eine gemeinsame Vorstellung von der Lösung besteht. So lange Ideen nur abstrakt vorliegen, weichen die Vorstellungen stark voneinander ab. Einfache Prototypen helfen dabei, Ideen konkret und greifbar zu machen.

4. Planung

In der letzten Phase des Workshops wird die Umsetzung der ausgewählten Lösungen und Ideen geplant. Was sind die nächsten konkreten Schritte zur Ausarbeitung? Wer übernimmt die Verantwortung für welche Idee? Wer kümmert sich um welche Aufgaben? Welche Informationen fehlen dem Team für eine effektive Ausarbeitung der Idee? Welche Unterstützung im Unternehmen wird zur Umsetzung benötigt? Bei großen und langfristigen Projekten hilft die Definition einer Roadmap mit Milestones, um Klarheit über Aufwand und Projektlaufzeit zu schaffen.

Roadmap mit Milestones

Eine Roadmap mit Milestones und Aufgaben schafft Klarheit über die nächsten Schritte.

In den nächsten Artikeln dieser Serie beschreiben wir detailliert jede der vier Phasen des Frameworks für effektive Workshops.

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