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Effektiver Workflow: Feedback geben

Wir wissen es alle: Feedback ist wichtig! Und gutes Feedback ist rar, besonders in Kreativprozessen. Kommt es auch in euren Projekten zu Missverständnissen, weil Informationen ineffektiv oder nicht rechtzeitig übermittelt werden? Feedback ist die Basis für gute Zusammenarbeit. Deshalb geht es an dieser Stelle darum, was dabei hilft, besser Feedback zu geben und zu kommunizieren.

Steffen Sommerlad
11. November 2022

1. Feedback geben: Der Zeitpunkt

Ein gut geplantes Projekt hat einen klaren Zeitplan. Ihr habt gemeinsam mit eurem Team und einer externen Agentur Termine für Zwischen- und Endergebnisse definiert und in realistischen sowie sinnvollen Abständen auch Termine für Feedback eingeplant.

Es ist wichtig, dass alle Beteiligten diese Termine notieren, bestätigen und einhalten. Seid euch bewusst, dass sich der gesamte Zeitplan verzögert, wenn Termine nicht eingehalten oder kurzfristig abgesagt werden, denn in der Regel haben alle Beteiligten weitere Projekte und vorab Zeiten für die Bearbeitung des Feedbacks eingeplant. Wenn Termine ausfallen oder verschoben werden, dann müssen neue Zeiträume für die Bearbeitung des verzögerten Feedbacks gefunden werden, was wiederum die nachfolgenden Termine beeinflusst.

Tipp: Plant die Termine für Feedback realistisch, bereitet sie gut vor und haltet sie ein. Falls etwas dazwischen kommt, dann sagt so früh wie möglich ab und schlagt proaktiv zeitnahe Alternativen vor, so dass der Zeitplan nicht aus dem Ruder läuft. Wenn unvorhersehbare Situationen, wie bspw. ein Ausfall wegen Krankheit hinzukommen, kommuniziert dies offen und besprecht gemeinsam Lösungen.

Gutes Beispiel für ineffektives Feedback

Bei diesem Feedback läuft so einiges ineffektiv: Zeitpunkt, Form und Inhalt.

2. Feedback geben: Die Form

Feedback kann in unterschiedlichen Formen erfolgen: im Rahmen eines Live-Treffens, während eines Online-Meetings, per E-Mail, direkt in Dokumenten, als Sprachnachricht oder auf Post-its geschrieben. Damit Feedback effektiv gegeben und bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass ihr zu Beginn der Zusammenarbeit klärt, in welcher Form euer Team und die Agentur das Feedback benötigt. Entwickelt gemeinsam einen zum Projekt und den Inhalten passenden Workflow. Achtet darauf, dass die Art und Weise, wie Feedback gegeben wird, für alle Beteiligten sinnvoll und durchführbar ist. Gibt es technische Hürden, weil z. B. die Funktionsweise einer Software nicht bekannt ist, dann plant Zeit für eine Einführung ein.

Tipp: Definiert zu Beginn der Zusammenarbeit die passende Form für Feedback. Verständigt euch auf einen Standard und verdeutlicht diesen anhand eines konkreten Beispiels. Bietet optional eine Einführung durch euch oder über andere Medien (bspw. Info-PDF, Youtube-Video) in die Feedback-Funktionen einer Software an.

3. Feedback geben: Der Inhalt

Der Zeitpunkt und die Form bilden den Rahmen, jetzt kommen wir zum Inhalt des Feedbacks. Lasst uns an dieser Stelle nochmal verdeutlichen, welche Ziele ihr generell in der Zusammenarbeit verfolgt: Ihr wollt alle involvierten Kompetenzen optimal nutzen, gemeinsam das beste Ergebnis erreichen und dabei so zusammenarbeiten, dass Ressourcen und Nerven geschont werden. Feedback unterstützt euch bei diesen Zielen und hilft dabei, gemeinsam eine klare Richtung zu definieren. Beachtet die folgenden Impulse, um klar und effektiv zu kommunizieren:

  • Konstruktive Ehrlichkeit: Wenn euch etwas nicht gefällt, dann sprecht es an. Achtet dabei auf eine wertschätzende, konstruktive und respektvolle Formulierung. Besonders bei Design-Feedback ist es wichtig, dass es weniger um persönlichen Geschmack geht, sondern vielmehr um das große Ganze. Fragt euch, ob die Lösung zum Briefing, zu euren Werten und zur Zielgruppe passt.
  • Klarheit: Erklärt konkret, warum etwas für euch nicht funktioniert und geht dabei ins Detail. Falls ihr etwas nicht versteht oder nachvollziehen könnt, dann fragt nach.
  • Nutzerzentrierung: Berücksichtigt bei eurem Feedback die Perspektive der Zielgruppe und reflektiert, ob ihr diese mit den Inhalten und der Form erreicht.
  • Zielfokus: Berücksichtigt beim Feedback eure Zieldefinition. Ihr wollt erfolgreich kommunizieren. Nutzt eure Ziele, um konstruktiv und objektiv zu argumentieren.
  • Nächste Schritte: Verständigt euch am Ende des Feedbacks auf den nächsten Termin und definiert, welche konkreten Ergebnisse bis dahin entstehen.   

 

Tipp: Wählt 2-3 der Themen aus und berücksichtigt diese bewusst beim nächsten Feedback. Ihr könnt auch eine Checkliste mit eurem Team erstellen, in der ihr alle für euch relevanten Punkte zum Thema dokumentiert. So schafft ihr eine Basis, um den Feedback-Workflow kontinuierlich zu verbessern.  

Braucht ihr Unterstützung? Konfekt hilft euch dabei, eure Feedbackkultur, Prozesse, Strukturen und Templates zu optimieren.