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Effektiver Workflow: (Digitale) Ablage

Wer von uns hat nicht schon mal verzweifelt ein Dokument gesucht, das irgendwo auf dem Rechner gespeichert ist? Und wir alle haben vermutlich schon einmal unzählige Dokumente mit den Endungen final-Version-4, finalfinalfinal, final-NEU … durchgeklickt, um hoffentlich die aktuellste Version zu finden. Ob wir dabei mit unserem eigenen Chaos oder dem der Kolleg:innen klarkommen müssen, spielt dabei keine Rolle. Die Zeit, die uns mit der Suche nach dem Dokument verloren geht, könnten wir besser an anderer Stelle nutzen.

Kathrin Hanisch

08. Dezember 2022

Aber wie lassen sich Ordnerstrukturen so systematisieren, dass das gesamte Team gut damit arbeiten kann und Suchzeiten minimiert werden?

Wir haben euch einige Tipps zusammengestellt:

1. Sensibilisierung

Bevor ihr eure Ablage neu strukturiert, setzt euch mit eurem Team zusammen. Nicht jede:r hat dasselbe Ordnungsempfinden oder die gleichen Anforderungen an die Ablage. Die Designerin wird häufiger auf Ordner zugreifen, die bspw. der Buchhalter gar nicht nutzt. Das wird auch zukünftig so bleiben, wichtig ist aber, dass das gesamte Team dafür sensibilisiert wird, wie wichtig eine sauber strukturierte Ablage ist, deren „Regeln“ alle befolgen. Bezieht also euer Team von Anfang an mit ein. Das gilt sowohl für das bestehende Team als auch für zukünftige Onboardings.

Tipp: Notiert euch Probleme, die mit dem derzeitigen System auftreten. Eine gute Möglichkeit, die Schwachstellen zu finden ist ein zweiwöchiger Selbsttest: Jedes Teammitglied notiert, wie viel Zeit für die Suche nach Ordnern, Dateien und Dokumenten benötigt wird und welche Schwierigkeiten auftreten.

2. Bestandsaufnahme

Um die ersten Spielregeln für die zukünftige Ablage zu erstellen, sollten gemeinsam einige Fragen beantwortet werden:

Gibt es Ordnerstrukturen innerhalb der Ablage, die bisher bereits sehr gut funktioniert haben? Oder lohnt es sich, ein komplett neues System zu erstellen?

Sollen Ordner, Dateien und Dokumente integriert werden, für die es bisher keinen definierten Ort innerhalb der Ablage gab? Liegen einige Daten aktuell vielleicht sogar in verschiedenen Cloud-Systemen (z. B. iCloud, Dropbox) oder Projekt-Tools (z. B. Trello)?

Sind Daten noch nicht digitalisiert?

3. Ordnerstruktur

Nach gelungener Bestandsaufnahme geht’s ans Eingemachte. Wie die optimale Ordnerstruktur aussieht, hängt natürlich immer von den individuellen Bedürfnissen ab. Freelancer werden ihre Ablage anders aufbauen als ein Start-Up. Ein junges Unternehmen wiederum wird häufiger mit veränderten Anforderungen konfrontiert werden als ein 25 Jahre altes mittelständisches Unternehmen. Ein paar grundlegende Tipps zum Aufbau gelten aber für alle:

Aktiv und passiv:

In jedem Unternehmen gibt es grundsätzlich zwei Arten von Dokumenten und Dateien. Die aktiven, mit denen aktuell gearbeitet wird und die passiven, die nur selten genutzt werden oder abgeschlossen sind.

Oberste Ebene:

Die oberste Ebene wird in Abteilungen (z. B. Kommunikation, Produktion, Finanzen) oder Themengebiete unterteilt (z. B. Intern, Projekte, Archiv). Auf der obersten Ebene sollten niemals Dateien/Dokumente abgelegt werden. Hier liegen nur die Ordner, die gemeinsam mit dem Team festgelegt wurden.

Nummerierung:

Im Arbeitsalltag hat es sich bewährt, Ordner zu nummerieren – egal, ob sie auf der ersten Ebene oder tiefer in der Struktur abgelegt wurden. Zu Anfang können die Ordner nach Wichtigkeit durchnummeriert werden. Neue Ordner werden später der fortlaufenden Nummerierung folgend hinzugefügt.

Ordnervorlage:

Für die verschiedenen Bereiche der obersten Ebene lohnt es sich, wenn für Unterordner ein Ordneraufbau vorgegeben wird, den die Teammitglieder für jeden Ordner, den sie neu anlegen müssen (z. B. wenn ein neues Projekt hinzu kommt), einfach kopieren können.

Dateinamen:

Um auch innerhalb der Ordner Chaos zu vermeiden, ist es sinnnvoll eine einheitliche Dateibenennung einzuführen. Bewährt hat es sich, wenn das Datum am Anfang steht, so dass für jeden sofort ersichtlich ist, welche Version die aktuellste ist.

Beispiel:
2022-10-01-Kunde-Projekt-Medium-Version-1 oder
221001-Abteilung-Kunde-Projekt

Beispiel für die Ordnerstruktur einer Designagentur (rosa: aktive Ordner, grau: passive Ordner)

4. Verantwortung

Das beste Ablagesystem ist natürlich nur dann wirklich gut, wenn es auch gepflegt wird. Benennt am besten einen Verantwortlichen, der für die regelmäßige Überprüfung der Struktur verantwortlich ist, Feedback entgegen nimmt und hin und wieder die anderen Teammitglieder an die Regeln erinnert.

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