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Ein Projekt starten Teil 1: Planung und Vorbereitung

Anfang des Jahres haben wir beschlossen einige Artikel zum Thema Workshop zu veröffentlichen. Dabei sind wir immer wieder darüber gestolpert, dass ein gutes Projekt oft schon im Vorfeld an der richtigen Wahl der Dienstleister*innen scheitert. Nur wie findet ihr in der Vielzahl der Anbieter die richtigen Partner? Die exakt zu euch und euren Unternehmen passen? Denen ihr und euer Team vertraut und die die Idee hinter eurem Projekt verstanden haben? Und wenn die passenden Partner gefunden wurden, wie gehts weiter? Wie erstellt man ein gutes Briefing, wie sieht die Zusammenarbeit aus?

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Kathrin Hanisch
05. Mai 2021

Die Dos und Dont’s bei der Suche nach dem Perfect Match werden wir in den kommenden Wochen genauer unter die Lupe nehmen. Los geht es mit dem ersten Teil »Planung und Vorbereitung«.

Timing – Zu früh gibts nicht

Um es gleich vorweg zu nehmen, Zeit ist euer größter Freund – und Feind. Auch wenn ihr aktuell das Gefühl habt eure Projektidee steckt noch in den Kinderschuhen, das Start-Up hat noch nicht mal einen Namen oder der Marketingplan für dieses Jahr wurde nicht freigegeben. Macht nix! Verschafft euch möglichst frühzeitig einen Überblick über die Aufgaben, die anstehen, bei denen ihr Hilfe benötigt oder die ihr nicht selbst umsetzen könnt. Nichts ist ärgerlicher, als wenn ihr zu einem späteren Zeitpunkt feststellen müsst, dass ihr zwar tolle Ideen und viel Motivation, aber keine Zeit habt, diese auch zu realisieren. 

Die beste Vorbereitung bei jedem, wirklich jedem Projekt ist Selbstreflexion.

(Selbst-)kritik

Die beste Vorbereitung bei jedem, wirklich jedem Projekt ist Selbstreflexion. Nehmt euch und euer Vorhaben genau unter die Lupe. Bezieht außenstehenden Personen (mit Expertise!) ein. Auch wenn es gelegentlich weh tun wird, nur so werdet ihr offen und ehrlich die Stärken und Schwächen, Anforderungen und Bedürfnisse analysieren können. Und ihr werdet ganz schnell feststellen, bei welchen Aufgaben ihr Hilfe benötigt. 

Aufgaben 

Was gibt es überhaupt zu tun? Erstellt eine erste Checkliste. (Spoiler: Es wird nicht die letzte sein.) Diese allererste Liste, bevor ihr euch überhaupt auf die Suche nach dem passenden Dienstleister begebt, dient in erster Linie dazu, euch zu sortieren. Es ist kein Problem, wenn ihr To Dos nicht abhaken oder beantworten könnt. Vielleicht gehören diese Punkte direkt auf eine andere Liste, auf die To-Do-Liste eures Dienstleisters zum Beispiel. 😉 

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Checkliste

1. Kurzzusammenfassung/-beschreibung


Was genau ist das Projekt?
Was sind die Ziele die mit dem Projekt verfolgt werden?
Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner für das Projekt?
Welche Aufgabenbereiche und Positionen gibt es?

2. Zielgruppendefinition


Wie definiert sich die Zielgruppe?
Wo erreiche ich die Zielgruppe?

3. Zeitplan


Gibt es bereits einen Zeitplan?
Wie sieht der (grob) aus?
Gibt es bestimmte Deadlines (bspw. eine Messe)?

4. Markenkommunikation


Gibt es bereits einen Marketingplan/Kommunikationsplan?
Welche Aufgaben müssen gelöst werden?
Welche Aufgaben haben Priorität?
Welche Aufgaben kann ich übernehmen?
Welche Aufgaben kann das Team übernehmen?
Welche Aufgaben können wir nicht intern lösen?
Wofür brauche ich einen Dienstleister?
Gibt es Benchmarks, die mir gut gefallen?
Habe ich gute Referenzen oder Beispiele?
Wie sieht der Wettbewerb/die Konkurrenz aus?

5. Budget


Wie groß ist euer Budget? 

 

Wir werden in den kommenden Wochen auf viele Aspekte dieser Liste noch genauer eingehen und ihr werdet immer wieder Punkte ergänzen können oder weitere Listen erstellen.

 

Wie geht es weiter? Wir freuen uns sehr über euer Feedback. So könnt ihr den Inhalt der Artikel-Serie mitbestimmen. Auch Fragen sind natürlich immer willkommen, denn dafür ist die Serie ja da.